En esta publicación vamos a tratar los principales temas legales que hay que tener en cuenta al momento de la creación de una empresa.
Creación de una Empresa Comercial
Cuando se toma la decisión de de crear una empresa se debe tener en cuenta las diferentes posibilidades que existen para la conformación del negocio que se quiere implementar, conociendo las ventajas e inconvenientes de realizar su formula empresarial.
Por ello es necesario conocer las diferentes clases de empresas existente.
Clases de Empresas.
Inicialmente se hace fundamental el conocimiento de las características y responsabilidad de cada tipo d empresa, dependiendo de si se trata de una Empresa Natural o una Empresa Jurídica.
Persona Natural.
En esta clase de empresas no existen opciones de sociedad. Para un emprendedor es la opción ideal, ya que no tendrá que desplegar estructuras jurídicas ni de administración complejas y responderá con su patrimonio ante cualquier eventualidad.
Persona Jurídica.
Para este tipo de empresas se clasifican en:
Sociedad Limitada
Empresa Unipersonal
Sociedad Anónima
Sociedad Colectiva
Sociedad Comandita Simple
Sociedad Comandita por Acciones
Sociedad por Acciones Simplificada
Empresa Asociativa de Trabajo
En la primera clasificación, las empresas comerciales pueden
clasificarse de diferentes maneras, pero las de mayor relevancia en
Colombia son:
De personas
De acuerdo con su naturaleza De capital
Industriales
De acuerdo con su actividad Comerciales
Servicio
En el primer caso la clasificación obedece a una agrupación que ha sido
acogida por muchos autores a través del tiempo lo cual ha generado que
se convierta en doctrina.
Por otra parte, se denominan sociedades de capital aquellas sociedades
en las que lo que importa son los aportes económicos y no las personas.
En este tipo de sociedades no es importante saber en manos de quién
están las acciones. En las sociedades de personas, por el contrario, se da
relevancia a las personas que las conforman, es decir sus socios, que
generalmente corresponden a miembros de una misma familia o por lo
menos a amigos muy cercanos.
En el segundo caso, la clasificación obedece a una agrupación que se
relaciona con la actividad que desarrolla la empresa. Cada una de estas
clasificaciones a su vez se subdivide atendiendo a otros criterios propios
de cada actividad.
Empresas industriales
Este tipo de empresas tiene como operación principal, la producción de
bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.
Dependiendo de su función las industrias se clasifican en:
Extractoras o Primarias: son aquellas que se dedican a la explotación de los recursos
naturales, bien sean renovables o no renovables. Los recursos naturales
son los que corresponden a la naturaleza y que son indispensables para la
subsistencia del hombre. Podemos citar entre otras: las empresas mineras,
petroleras, madereras y pesqueras.
Manufactureras: son las que se dedican a la transformación de materias
primas en productos terminados. Pueden ser de dos clases:
Empresas que producen bienes de producción. Su finalidad es producir
bienes que van a ser utilizados por otras industrias para la elaboración de
bienes de consumo final. Ejemplos de ellas son: las empresas textiles, las
productoras de papel, las fabricantes de maquinaria, de materiales para
construcción, productos químicos, etc.
Empresas que producen bienes de consumo final. Su actividad está
orientada a la producción de bienes que satisfacen directamente la
necesidad del consumidor final. Pueden ser de naturaleza transitoria o
perdurable, suntuarios o de primera necesidad. Entre ellos podemos citar:
los productos alimenticios, las prendas de vestir, los electrodomésticos y
accesorios eléctricos.
Empresas comerciales
Son aquellas que interactúan entre productores y consumidores sirviendo
de intermediarios de productos terminados (compra-venta). Se pueden
clasificar en:
Mayoristas. Son las que efectúan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) que a su vez, distribuyen el producto al consumidor final.
Minoristas o detallistas. Son las que venden el producto en pequeñas
cantidades al consumidor final o al menudeo.
Comisionistas. Son las que venden mercancías que han recibido en
consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
Empresas de servicio
Son aquellas empresas que brindan un servicio a la comunidad, bien sea
con un propósito social o con un fin lucrativo. Se pueden clasificar en:
Transporte
Educación
Turismo
Salud
Servicios públicos Agua, energía, gas
Servicios privados varios Asesorías, cine,
publicidad
Instituciones Financieras
Requisitos para la creación de una sociedad comercial
Las sociedades comerciales surgen de la decisión de una persona o por
un acuerdo entre dos o más personas quienes se obligan a hacer un
aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial
que incluya una o más actividades consideradas por la ley como
mercantiles, con el fin de generar utilidades y repartirlas entre los socios.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica
diferente de los socios.
La sociedad comercial en su creación debe formalizarse en tres aspectos:
el legal, el tributario y el laboral
Formalización comercial
La sociedad comercial se forma por un contrato que debe constar en
documento privado el cual debe elevarse, en algunos casos, a escritura
pública en una notaría y a partir de ese momento, la organización se
convierte en persona jurídica con lo cual puede establecer relaciones con
terceras personas.
Constitución de empresas
El documento de constitución de la sociedad debe reunir como mínimo los
siguientes requisitos (artículo 110 del Código de Comercio):
1. El nombre e identificación de quienes constituyen la sociedad. Con el
nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y
documentos de identificación legal. Con el nombre de las personas
jurídicas, la ley, decreto o escritura que derivan su existencia.
2. La identificación de la sociedad, dando a conocer el nombre, razón
social o denominación de esa persona jurídica y el tipo de sociedad.
3. El domicilio principal que le corresponde a la sede de la sociedad, es
decir, dónde se van a reunir y a decidir todo lo relacionado con su
desarrollo normal y el de las sucursales.
4. El objetivo preciso de la sociedad, así como las actividades principales
que se propone desarrollar (el objeto social).
5. La suma de los aportes que cada uno de los asociados se compromete
a entregar, especificándole a cada cual su valor y la forma de pago.
6. La manera como se va a realizar la administración, según la reglamentación
establecida para el tipo de sociedad escogido.
7. La forma como se debe convocar a la junta de socios o a la asamblea
general de accionistas, y el número mínimo de asociados que cumplen con el quórum para deliberar; además, la mayoría requerida para
adoptar decisiones.
8. La fecha de los cortes generales de cuentas (inventarios, balances
generales, estados de pérdidas y ganancias), los cuales son necesarios
para poder determinar la distribución de utilidades.
9. El establecimiento del término de duración de la sociedad y las
causales para darla por terminada antes del plazo señalado.
10. Las pautas para liquidar el patrimonio de la sociedad.
11. La manera como los socios van a solucionar los conflictos en razón del
contrato de la sociedad.
12. El nombre, las facultades y obligaciones del representante legal y del
revisor fiscal, cuando exista.
Todas las empresas que se crean deben realizar una serie de trámites
comerciales, tributarios, de funcionamiento y de seguridad laboral para
ponerse en funcionamiento. A continuación veremos cuáles son esos
trámites.
Todo empresario, ya sea persona natural o jurídica, así como todos sus
establecimientos de comercio, deben matricularse en la Cámara de
Comercio correspondiente.
El registro mercantil es una institución lega cuyo objetivo es llevar la matrícula mercantil de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio y su correspondiente renovación, así como
la inscripción de todos los actos, libros y documentos que exige la ley. El
registro mercantil es público, cualquier persona puede examinar los libros
y archivos.
Para obtener el registro mercantil las sociedades deben seguir los
siguientes pasos:
1. Solicitar el estudio de los nombres seleccionados para la nueva
sociedad y para sus establecimientos de comercio, con el fin de
verificar si éste puede ser matriculado.
2. Elaborar el acta de constitución de la sociedad.
3. Si es necesario o se quiere, se presenta ante una notaría el acta de
constitución de la sociedad, es decir, los estatutos aprobados por los
asociados para ser elevados a escritura pública.
4. Obtener las copias pertinentes de la escritura pública.
5. Adquirir y diligenciar los formularios de matrícula mercantil para
personas jurídicas
6. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio los
siguientes documentos: formularios diligenciados, copia de la escritura
pública de constitución de la sociedad (en ningún caso la primera
copia) y el documento de identificación del representante legal.
7. Solicitar liquidación para efectuar el pago.
8. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil
9. Obtener el certificado de existencia y representación legal de la
sociedad.
La matrícula mercantil se deberá renovar anualmente en los meses de
enero, febrero o marzo.
Por ley, todas las sociedades deben presentar e inscribir los libros de
comercio en la Cámara de Comercio. Estos libros son:
Libro mayor y de balances
Libro de inventarios y balances
Libro diario
Libro de actas y
Libro de registro de socios.
Para inscribir estos libros se deben seguir los pasos que se presentan a
continuación:
1. Adquirir los libros.
2. Solicitar, mediante carta firmada por el representante legal, el revisor
fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la inscripción de
los mismos e indicar claramente: nombre o destino de cada uno de los
libros, número de hojas de cada libro, consignando el rango si no parte
exactamente de cero, nombre completo del propietario, es decir, a
nombre de quién debe quedar registrado cada uno de los libros.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta que la fecha de la carta
coincida con la del día en que se efectúe la solicitud.
Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas,
debe mencionarse de manera expresa el código escogido por el
empresario para denominar los mismos.
La Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio mas no ejerce el
control sobre el manejo de ellos, como lo hace la Administración de
Impuestos Nacionales. Los libros deben presentarse rotulados con el
nombre de la sociedad a quien pertenezca, numerarse consecutivamente y
no tener ningún registro contable. Los libros que se entregan para
inscripción se deben retirar en un plazo máximo de 90 días, de lo contrario,
la Cámara de Comercio procederá a destruirlos ante testigos, consignando
tal hecho en un acta.
Formalización tributaria
Para que una empresa industrial, comercial o de servicios logre un buen
desarrollo es necesario que cuente no sólo con una infraestructura propia
adecuada, sino con un buen sistema de servicios públicos, vías de
comunicación, servicios de salud, educación y otros beneficios.
Si bien estos proyectos, por su naturaleza, no son desarrollados por la
empresa privada sino por el Estado, se requiere que todos los beneficiarios
de ellos participen en su financiamiento. De acuerdo con esto, el Estado ha
establecido diferentes mecanismos para obtener ingresos que le permitan
la ejecución de obras que ayuden a resolver problemas comunes y que
faciliten el desarrollo económico del país, siendo los impuestos uno de
tales medios.
El objetivo de esta sección es conocer el contexto general del Sistema
Tributario Colombiano, mediante una explicación de los conceptos básicos
de los diferentes impuestos: impuesto de renta y complementarios,
impuesto al valor agregado, IVA, impuesto de timbre e impuesto predial.
Por lo anterior, cuando una empresa nueva comienza a desarrollar sus
operaciones lo primero que debe realizar es solicitar el Número de
Identificación Tributaria (NIT) ante la Administración de Impuestos
Nacionales, inscribirse en el régimen del IVA que le corresponda y, si
cumple con los parámetros establecidos por la ley, registrarse como
responsable para efectuar retención en la fuente.
Estos trámites se efectúan diligenciando previamente un formulario que es
el Registro Único Tributario (RUT), el cual no tiene ningún costo. A partir de
este registro deberá realizar las declaraciones dentro de los plazos
establecidos por la ley.
El impuesto de industria y comercio grava a las empresas que desarrollan
actividades industriales, comerciales o de servicios, por el uso que éstas
hacen de la infraestructura y los servicios públicos en el municipio donde
se encuentran ubicadas. Son responsables del pago de este impuesto
todas las personas naturales y jurídicas que realicen cualquier actividad
económica. El registro se debe hacer dentro de los sesenta (60) día calendario, posteriores a la fecha de inicio de actividades. Se debe
presentar y pagar el impuesto de industria y comercio de forma bimestral.
Formalización laboral
La formalización laboral de la empresa es importante para garantizar una
adecuada atención al trabajador y a su familia en todos los aspectos
relacionados con salud, pensión, recreación, capacitación y subsidios
monetarios. Esta formalización que debe cumplir toda empresa que tenga
empleados, se estudiará en detalle a partir del fascículo 5.
Funcionamiento de establecimientos de comercio
Por mandato expreso del artículo 1º de la Ley 232 de diciembre de 1995,
“ninguna autoridad podrá exigir la licencia o permiso de funcionamiento
para la apertura de establecimientos comerciales definidos en el artículo
515 del Código de Comercio, o para continuar su actividad si ya la
estuvieren ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de requisito alguno que no
esté expresamente ordenado por el legislador”.
Aunque los permisos de funcionamiento quedaron abolidos, es obligatorio
para el ejercicio del comercio que los establecimientos abiertos al público
reúnan ciertos requisitos, contemplados en la noma vigente, a saber:
Deberán cumplir con las normas referentes al uso del suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad
competente del respectivo municipio.
Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9ª de 1979 y
demás normas vigentes sobre la materia.
Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras
musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar
estos derechos.
Mantener matrícula mercantil vigente en la Cámara de Comercio
Informar sobre la apertura del establecimiento en las respectivas
oficinas de planeación o ante la autoridad que haga sus veces.
(Artículo 2º de la Ley 232 de 1995)
Documentos soporte
Tal como su nombre lo indica, es el instrumento a través del cual se
registran las operaciones o transacciones o hechos económicos que
realiza una empresa, y el cual sirve como base para los registros
contables. Los documentos soporte pueden ser internos o externos, bien
sea que se origine al interior de la empresa o por un tercero. Como
ejemplos podemos citar, entre otros: la factura de venta, la escritura
pública, los recibos de caja, los comprobantes de pago o de egreso, el
comprobante de consignación, la cuenta de cobro, el comprobante de
pago, nota débito, nota crédito, un contrato.