El comprobante de diario es un formato en el cual se registran las operaciones
de una empresa, las cuales deben encontrarse apropiadamente
soportadas.
Los comprobantes de diario deben cumplir con los siguientes requisitos
1. Deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su
preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
2. Debe contener como mínimo la fecha de la operación, un código o
nombre de la cuenta afectada y los valores débito y crédito derivados de
la transacción. Cuando la descripción de las cuentas y de las
transacciones se efectúe por códigos o símbolos numéricos, se deberá
registrar en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos
utilizados con indicación del concepto al que corresponde.
3. Deben anexarse los documentos y soportes que lo justifiquen, y en caso
de archivarse en forma separada, debe constar tal hecho en el
comprobante.
4. Pueden realizarse por cualquier medio.
5. Deben realizarse en idioma castellano.
6. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes
periódicos, a lo sumo mensuales.
Libro diario o columnar
El diario o columnar es un libro contable que dispone las diferentes
cuentas contables por columnas, las cuales están designadas para
registrar una transacción específica o un conjunto de transacciones
similares, de manera que puedan totalizarse los movimientos de la
columna y así conocer en cualquier momento los saldos de cada masa
patrimonial. Teniendo el comprobante de diario con sus soportes, se
traslada la información al libro diario.
Para obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se
totalizan los registros débitos y créditos y esta información se traslada al
libro Mayor en la columna de movimiento mensual.
Basándonos en la figura 1.5, se debe tener en cuenta que en la columna
fecha se escribe el año, mes y día del comprobante que se está
registrando; en la columna detalle o descripción se escribe el nombre y
número del comprobante de diario; la serie de columnas con debe y
haber, se utiliza para cuentas con bastante movimiento; al final se
encuentra el espacio para cuentas varias que consta de tres columnas, en
las cuales se registran las cuentas que no tienen mucho movimiento.
Este libro se inicia con el comprobante de apertura y se traslada esta
información al libro Mayor y Balances. Después de este comprobante se registran en orden cronológico los demás comprobantes de diario. Se
totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el
comprobante de apertura; estos valores se trasladan a la columna de
movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.
Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma el comprobante
de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta
información se traslada al libro Mayor y Balances.
En los libros auxiliares se registran en forma detallada, los valores e
información registrada en los libros principales; cada empresa determina el
número de auxiliares que necesita.
Las empresas que realizan operaciones con numerosas personas
naturales y jurídicas, necesitan detallar y ampliar la información de una
cuenta en varias subcuentas, las cuales se manejan a través de libros
auxiliares.
Libro Mayor y Balance
El libro Mayor y Balance es un libro principal que deben llevar los
comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma resumida. Una vez registrado el movimiento mensual en el libro
diario, se debe pasar la información al Mayor, teniendo en cuenta que en la
columna cuentas se debe anotar el nombre de las cuentas, una en cada
renglón y en la columna código se debe escribir el número que le
corresponde a cada cuenta, según el plan único de cuentas.
En la columna saldo anterior se debe registrar el saldo débito o crédito de
cada cuenta correspondiente al periodo anterior; en la columna movimiento
del mes se registra el movimiento débito o crédito mensual de cada
cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario.
Los saldos se obtienen de los saldos de las cuentas, tomando los datos
de las columnas saldos anteriores y movimiento del mes y se registra en la
columna saldos.
Libro de Inventario y Balance
En las cuentas de toda transacción se registran valores iguales débitos y
créditos, por lo que la suma de todos los débitos debe ser igual a la suma
de todos los créditos. Antes de utilizar los saldos de las cuentas para
preparar un balance general, es importante comprobar que las cuentas
con saldos débitos son iguales al total de las cuentas con saldos créditos.
Esta prueba de igualdad de los saldos se denomina balance de prueba El balance de prueba es un cuadro donde se listan los nombres de las
cuentas y sus saldos. Esta actividad se puede realizar de dos formas: una,
colocando los saldos débitos en la columna de la izquierda y los créditos
en la columna de la derecha; los totales de las dos columnas deben ser
iguales. La otra forma es colocar los saldos débitos con signo positivo y los
saldos créditos con signo negativo; la suma de todos los saldos debe ser cero.
Estado de resultados
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales,
transitorias o de resultados, es decir las cuentas de ingresos, gastos y
costos. En este estado financiero se indica la rentabilidad de un negocio,
reflejando si la operación es positiva o negativa, es decir si genera
utilidades o pérdidas.
El objetivo de todo negocio es devengar una utilidad o utilidad neta, que es
el incremento del patrimonio resultado de una operación lucrativa de la
empresa en un periodo determinado; el opuesto de la utilidad neta es una
disminución en el patrimonio como resultado de operaciones no lucrativas
y se denomina pérdida neta.
En la interpretación de este informe es necesario presentar las cuentas
clasificadas en los ingresos y gastos operacionales, para determinar una
utilidad operacional, después se deben relacionar los ingresos y gastos no
operacionales, para determinar una utilidad antes de impuestos. Se
determina el impuesto a cargo para llegar a la utilidad liquida, la cual debe
ser disminuida en las reservas legales y estatutarias para definir la utilidad
del ejercicio.
Balance general
El balance general es un estado financiero básico que presenta, en una
fecha determinada, la situación financiera de la empresa y presenta el valor
de sus propiedades, sus derechos, sus obligaciones y su patrimonio.
En este estado se muestran las cuentas reales y sus valores deben
corresponder con los saldos contenidos en el libro mayor y balances. Se
deben presentar clasificadas bajo tres títulos: en primer lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Activo, en segundo lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Pasivo y por último las cuentas de
Patrimonio.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con
fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables. Puede presentarse
en dos formas: una horizontal, en donde se presentan al lado izquierdo las
cuentas de Activo y al lado derecho las cuentas de Pasivo y Patrimonio. El
otro esquema, en forma vertical, en donde las cuentas de Activo se
presentan en la parte superior seguida por las de Pasivo y por último las
de Patrimonio, todas en una misma columna.
Para que se muestre en forma más clara y detallada la situación financiera
de la empresa, se pueden hacer subclasificaciones dentro de cada grupo
de cuentas, con el fin de hacer un buen análisis financiero. Para ello a de tenerse en cuenta que la presentación de Estados Financieros debe
efectuarse utilizando las denominaciones del plan único de cuentas y que
el Balance General se clasifica en corriente y no corriente, dependiendo de
la realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos.